辦公室生存術:弦外之音

離開博士班學生生活快要一年了。回想去年的這個時候,還因為博士班修業被中止,而跑到北海岸大哭一場過。現在想起當時的情景,似近非近。

昨天有空回到中研院資訊所,順道跟以前的老朋友見見面。其中幾位朋友,熱情地問我在外面工作會不會很操?其實我覺得操不操還在其次,應付商場上許多爾虞我詐的人際關係才叫人頭痛。我便與他們聊起在業界工作的一些「眉角(台語,是「技巧」的意思)」。其中之一,就是聽出「弦外之音」。

嗅出有「弦外之音」的徵兆

不知大家是否有這樣的經驗:覺得老闆或是客戶給你的要求或指示,覺得「突兀」、「不合常理」、「怪怪的」、「左右為難」或「感覺迷惑」?請注意!如果有這樣的現象,您從老闆或是客戶那邊聽到的指示,背後可能有其他的「弦外之音」。

講一個我自己經歷過的例子。有一天,我下班很晚,在電梯裡遇到執行長(CEO)。閒聊之際,他問我公司如果想做到 24 小時都有技術支援人員回答客戶問題,我有沒有什麼好建議?我說了幾種建議後,執行長對其中一種作法很讚賞。約定明天上班會找我談細節。

後來執行長也興致勃勃地跑來我的座位,好幾次找我談細節。等到大致底定後,執行長跟我的頂頭上司提這件事。沒想到我直屬老闆隨後把我叫進去,一臉不高興地說「你上班都在幹麼?」「上次交代你的 XXX 做好沒?」我都摸不清楚他是為什麼這麼生氣,還有在氣什麼(感覺迷惑)?我本來預期他會找我談執行長打算執行計畫的細節,可是並沒有,還好幾次有意無意跳過這個話題。

被沒頭沒腦地罵了幾次,有一次我真得很想當場發飆,可是仍然硬生生忍下來。回到自己座位,我先讓自己冷靜,把整件事重頭到尾想了一遍。覺得最怪的還是直屬上司的反應,所以做了一個大膽的假設:問題應該出在直屬上司上。我應該做了什麼讓他不爽的事,否則執行長的要求他應該欣喜配合呀?

於是我展開了找尋「弦外之音」的調查。首先我到處找人聊天,故意談到我的直屬上司最近不知道哪裡不順,老是找我出氣。結果從櫃台小姐那裡得知,他曾說過我「常常」繞過他(冤枉啊),越級上報,不尊重他。我知道他是這點不爽,不是對計畫本身有意見後,一直苦苦思索怎麼解開這個死結。心想,這件事處理不好,以後我在他底下辦事可難過了。

終於機會來了。有一天,執行長看整個計畫好像沒進展,把我跟直屬上司叫進去,想直接搞定這件事。當執行長稱讚我聰明,我撇眼看見直屬上司臉色鐵青時,突然靈機一動,補了一句:「沒有啦,其實那個 idea 是我的直屬上司曾經跟我提過的」。我的直屬上司一臉驚訝之餘,唯唯諾諾地回應執行長的稱讚,退出辦公室後,他搭了我的肩,隨口聊了兩句,我心中吐了一口長氣:「呼!過了一關了!」

如果當初直屬上司罵我時,我當面跟他翻臉;如果當初我不懂為何執行長的案子被忽視,還強行拿雞毛對著直屬上司當令劍的話,我可能永遠無法修補無意中造就出來的裂痕。還好我努力找出老闆的「弦外之音」,導致直屬老闆後來高升時,也一路把我從小小的工程師,升到協理的位置。從此我就養成一個習慣,任何事不能只看表面,要想一想是否背後有其「弦外之音」。

找出「弦外之音」的方法

閉嘴

對! 第一步一定要閉嘴!當自己在盛怒之時,所作出來的抉擇,絕大部分是欠缺考慮的。一時衝動如同下棋時走錯一步,可能需要另外十幾步棋來彌補。如果當時實在太氣了,又不知道說什麼,有一句話我常用的是:「好!我回去想想看!」

這招「回去想想看」,實質上既沒有反對老闆的看法,也沒同意。給了將來處理此事較大的可能空間。大家不妨可以試試看。我覺得蠻好用的。

樁腳

想要找出「弦外之音」,光憑自己坐在位置上推論是沒有答案的。必須多方收集資訊,反覆推敲,才有辦法「大致」猜出老闆心裡的真正想法。要收集資訊,在辦公室內一定要有幾個可以聊八卦的「樁腳」。這些樁腳不一定是你的「麻吉」或「心腹」,但這些樁腳一定得愛聊八卦,且跟你還算熟。當我想找某件事的「弦外之音」時,我會跟這些樁腳聊天,通常會有點收穫。

您知道公司裡哪些人適合當樁腳嗎?某經理?協理?高層人士?都不是!這些人位居高位,通常說話已經養成了謹慎的習慣,不太可能透漏什麼有用訊息給你。更甚者,還會放點假消息試探你為何要問某個問題。我自己一到一家公司後,會先想辦法跟下列幾種人混熟:櫃台先生或小姐、部門秘書、人事室辦事員(注意!不要是經理或課長一類的管理職)、MIS 職員(同樣不要是管理職)。

櫃台人員看似地位不高,但因為他們坐在公司的門戶口,來往消息眾多,八卦也多。加上高層人員有不少比例喜歡跟櫃台人員哈啦兩句(因為一般公司的櫃台通常是漂亮妹妹),所以他們得到的消息可能比我們預期的多。加上櫃台的工作繁瑣單調,講八卦成了多數櫃台人員的娛樂。所以跟櫃台人員混熟,有什麼重大消息,他們還會蠻興奮地主動跑來告訴你。

部門秘書因為接近高層人士,所以如果能夠混熟,得到的消息也不會少。人事室找辦事員而不是管理職,是因為人事室常會聽到一些公司內跟人員異動背後「真正的原因」(如:某某離職事實上是開除,而不是離職),從中可以猜測到某些事情牽扯的真相。不找管理職是因為辦事員比較沒戒心,容易把辦公室聽到的消息以八卦方式講給他 / 她相信的人聽。MIS 則是有機會接觸一些比較機密的文件,這些文件可能是高層交辦要上鎖或加密的。

此外,也不是每個坐在「櫃台」、「人事室」、「秘書」這些位置的人,都適合當作樁腳。必須個性有點活潑,喜歡聊天,甚至於喜歡講八卦更好。如果個性有點陰沉的人,您最好另謀他人。因為找個性陰沉的人當樁腳,他不但會不給太多訊息,甚至於會去告密。所以要慎選之。

最後,找樁腳是要有點技巧跟耐心的。一開始先多多跟他們點頭、打招呼、說早安。之後注意發生在他們身上的小細節,如:換髮型、拿了一個很特別的包包、心情看起來沮喪…等等。抓住機會關心一下他們,多聊一下。也不時把自己生活上比較私人的事講給他們聽。漸漸就會越聊越多。偶而抱怨一下自己的工作,看看他們會不會接話,藉此了解他們喜不喜歡講八卦。常常分享你的小零嘴給他們,或回公司時,順手帶罐小飲料請他們喝。最重要的是,不要把他們當成樁腳。事實上,他們是你的朋友。因為他們沒把你當成樁腳,而是把你當朋友真心的交往。我們當然也得記住他們是朋友,得真心回應。收集資訊當樁腳只是偶一為之而已。

解死結

當我們覺得好像快要猜到「弦外之音」時,接下來就得找機會把死結打開。這部份就沒有「標準程序」可以依循了,得見機行事。以我上面的例子來說,老闆對我不爽是因為我越級上報,他覺得不被尊重。我無法彌補一件已經發生的事實。所以我把一件功勞推給老闆,讓他從另一個地方得到彌補,這樣他就會覺得我是站在他這邊的。總而言之,把握「消除主因」與「他處彌補」這兩個原則,盡力取回老闆對你的「信任感」,讓他覺得你跟他是「一國的」,通常就會平安無事。

結論

在外面公司工作,除了注重自己的工作外,對於人際關係,也是得好好處理的一個地方。這樣會讓我們工作起來更加愉快,減少很多不必要的阻力。不過也得注意,要在工作上出人頭地,最重要的還是「自律」跟「專業」,聽出「弦外之音」只是協助我們少碰一點壁而已。如果把「聽出弦外之音」這件事當作辦公室內的主要工作,那是本末倒置,怠忽專業。久了,老闆不是笨蛋,還是會察覺的。到時候吞苦果的可能仍是自己。

5 意見:

    我是高啟峰啦

    有空來我的Blog逛逛

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    啊!難得在茫茫網海上遇見老同學。您的部落格我去拜讀過了,也將它加入訂閱了。也謝謝你過來逛我這個「寒窯」喔~

    On 2008年6月5日 上午9:50 匿名 提到...

    你好:有看到你曾經對某家獵人公司不是很有好感.想說我也是獵人公司不知道是否可以跟你聊聊.因為目前有外商公司委託我們找高手.我的email: kelly.chen@synet-intl.com

    On 2009年5月11日 下午10:11 匿名 提到...

    Hi, very nice article. Is it ok to transfer your post there: http://jobmarket.tw/bbs/showthread.php?p=280

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